Les écrits professionnels en médico-social

Si l’accompagnement médico-social reste avant tout une aventure humaine, le travail d’écriture en ponctue les différentes étapes, au service de la personne accompagnée mais aussi de l’établissement concerné. Ces multiples documents répondent à un certain nombre de règles et d’objectifs spécifiques. Toujours factuels, ils demandent de la précision et de la concision. Il n’est pas question d’enjoliver ou d’extrapoler un parcours de vie, ni de formaliser un rapport d’activité de huit cents pages. Les informations délivrées dans ces écrits doivent être claires, utiles et vérifiables. Il s’agit de laisser une trace sur laquelle pourront s’appuyer les équipes éducatives, les financeurs, les partenaires…

Quels sont les principaux documents utilisés ?

En équipe : les comptes-rendus de réunion

Les réunions sont nombreuses dans le secteur médico-social, et leurs comptes-rendus sont essentiels. Réunion institutionnelle, réunion d’équipe ou de service, coordination, réunion de service, rencontre de partenaires, démarche qualité, conseil de la vie sociale, entretiens et bilans de projet personnalisé, chaque format s’articule autour d’échanges, suivis de décisions et d’actions à entreprendre. Les comptes-rendus de réunion servent de référence pour les participants en gardant une trace chronologique du suivi des discussions et des conclusions qui en découlent. Ils sont souvent repris en préambule d’une réunion suivante.

Autour de la personne accompagnée : les synthèses éducatives

Les synthèses éducatives ont pour vocation de résumer le parcours et les progrès d’une personne accompagnée au sein d’une structure médico-sociale. Elles offrent une vision globale de l’accompagnement éducatif et/ou thérapeutique, selon trois axes principaux : les réussites, les difficultés et les axes d’amélioration. Essentiellement destinées au renouvellement des notifications administratives pour la prise en charge, elles sont souvent rédigées par les éducateurs spécialisés, en collaboration avec les autres professionnels de l’équipe pluridisciplinaire.

Au service de la personne accompagnée : les bilans

Les bilans sont des évaluations détaillées de la situation d’un bénéficiaire à un moment donné. Ils peuvent porter sur différents aspects : médical, psychologique, social, éducatif, etc. S’appuyant parfois sur des grilles d’évaluation venant détailler plus précisément différents items, ces bilans permettent de faire le point sur les besoins, les compétences et les difficultés de la personne accompagnée. Des objectifs d’amélioration et des propositions d’actions peuvent être proposés et réévalués à intervalle de temps donné, ce qui permet de valider ou de requestionner une action éducative ou thérapeutique.

Avec la personne accompagnée : le projet personnalisé

Le projet personnalisé est avant tout co-construit avec la participation de chaque personne accompagnée par une structure médico-sociale et ses proches, le cas échéant. Il prend en compte les besoins, les attentes, les compétences et les difficultés de la personne, ainsi que son environnement familial et social. Tous les professionnels de l’équipent participent à son élaboration.

Ce projet définit des objectifs spécifiques et mesurables, ainsi que les moyens et les ressources nécessaires pour les atteindre. Il est régulièrement évalué et ajusté à date fixe ou en fonction de l’évolution des situations. Le projet personnalisé vise principalement à favoriser l’autonomie, l’insertion sociale et le bien-être des personnes, en respectant leur dignité et leurs droits fondamentaux.

Le bilan annuel d’un établissement : le rapport d’activité

Le rapport d’activité est un document périodique, généralement annuel, qui rend compte des actions et des résultats obtenus par un service ou une institution. Principalement utilisé pour justifier l’utilisation des financements, il doit fournir des informations détaillées sur les projets réalisés, les objectifs atteints, les ressources utilisées et les difficultés rencontrées.

Les commentaires s’appuient principalement sur des données chiffrées (caractéristiques de la population accueillie, taux d’absentéisme, ressources humaines, etc.). La partie exposant les perspectives pour l’année à venir permet de planifier les actions futures. Il est rédigé en faisant appel aux compétences de l’ensemble de l’équipe d’encadrement : gouvernance, administration, équipe éducative et/ou thérapeutique.

Un engagement institutionnel : le projet d’établissement

Le projet d’établissement est un document stratégique qui définit les grandes orientations et les objectifs d’une structure médico-sociale sur une période donnée, généralement cinq ans. Il détaille notamment les valeurs, les missions, les publics cibles, les actions à mener, les moyens à mobiliser et les axes d’amélioration.

Le projet d’établissement est élaboré de manière participative, en concertation avec l’ensemble des parties prenantes : les professionnels, les personnes accompagnées, les familles, les partenaires, etc. Il peut être écrit en plusieurs versions afin de le rendre accessible à tous (synthèse, Facile A Lire et à Comprendre). C’est le document de référence de l’établissement.

Des questions soulevées en groupes de travail découle le plan d’amélioration continue de la qualité, comprenant des objectifs stratégiques déclinés en objectifs opérationnels mesurables par des indicateurs de suivi. Ce plan peut être utilisé comme une boussole pour le pilotage des actions d’amélioration sur une période donnée.

Une autre perspective : les évaluations

Les évaluations sont des processus systématiques qui visent à mesurer et à analyser la qualité et l’efficacité des services et des interventions proposés dans le secteur médico-social. Elles peuvent être internes (réalisées par les professionnels de la structure) ou externes (confiées à des organismes indépendants). Tous les acteurs de l’accompagnement sont sollicités, de manière individuelle ou en groupe, ainsi que les personnes accompagnées.

Les résultats des évaluations sont utilisés pour améliorer les pratiques professionnelles et pour garantir la satisfaction des bénéficiaires. La restitution de ces résultats aux équipes est toujours un moment attendu, parfois redouté, et peut faire l’objet d’un écrit professionnel synthétique et utile à tous.

Chacune de ces étapes rédactionnelles requiert du temps, une écoute exhaustive et un esprit de synthèse. Le regard d’un professionnel de l’écrit extérieur à l’établissement apportera les éléments indispensables à la pertinence et à la clarté des propos, que ce soit pour une simple relecture, une retranscription de réunion, une rédaction de contenu ou une traduction en Facile A Lire et à Comprendre.